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中煤印务:如何通过ERP实现减员增效

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 2014年1月,中煤(北京)印务有限公司与北京悟略科技有限公司(原北京北大方正电子有限公司印刷ERP事业部)启动ERP项目,一个月后项目整体上线运行,三个月后成功验收。ERP系统的成功运行,使得中煤印务在订单管理、生产管理、印刷机台实时反馈、纸张管理、辅料管理、财务管理、设备维护管理等方面实现了信息化管理,而更加值得一提的是,ERP项目的成功运行,极大提高了企业的运行效率,直接减少了人工成本。

 中煤印务现有员工不到200人,属于中型印刷企业之列。人员结构本身就很精简,那么,这一切都是如何做到的?中煤印务是如何通过运行ERP项目达到减少人工这一效果的呢?对此,中煤印务ERP项目负责人胡胜男特别对此进行了总结,以下是她的总结全文。

 ERP管理系统的实施应用为我厂管理流程的规范合理化、环节的管控精简化提供了有效平台。系统上线后我厂科室及生产辅助部门人员减少5人,生产车间各工序也严格定工定岗。

 1、订单开制环节:客服人员由6人减至5人,精简1人

 原有流程:原来主要工作是下单、盯活及与客户的沟通联系。ERP系统正式上线后,只负责下单和与客户沟通联系,因为生产集中排产、实时调度和机台反馈,实时掌握订单的生产进度,不需要到现场盯活和协调进度,通过重新的客户资源分配,跟单工作量减少,该岗位减少1人,服务质量有增无减。

 上线后流程:业务人员在ERP系统内开制订单,订单内容整合了工艺说明单及计价单,且内容更加丰富详细,为后续统计工作提供了多种口径。订单开制完成后由财务部核价人员审核基本工艺及价格,审核无误后提交生产。

  流程对比:下单环节的各项工作都纳入系统化,有效规避了“缺东少西”的现象。我厂实行预计价审核制度,即预计价不符合我厂计价标准的业务一律不准下单,而且在下单时合同、派工单等业务手续必须齐全。在系统引入之前,我厂制定下发了大量的制度规范来约束相关人员,但是订单价格偏低、手续不全就已开始生产的情况仍时有发生。引入系统后,所有订单强制性地必须经过审核员的审核,未通过审核的订单生产人员无法查看,更无法进行后续操作。系统很好地辅助审核人员从咽喉部位把好了计价及手续审核这一关。

 2、工艺管理:工艺制单员由2人减至1人,精简1人

 原有流程:我厂原有订单开制流程是业务员根据接单内容填写工艺说明单及计价单,然后连同样书一起送到工艺制单员处。计价单需先交计价审核员审核,审核过后工艺制单员方可根据工艺说明单及样书开制生产通知单。通知单简洁详细列明制版、印刷及装订的各项工艺要求,一式七份,分别送生产部、印刷部、裁刀、装订部、物资部及发行部。

 上线后流程:系统上线后订单的开制主要由业务人员完成,生产工艺人员只需根据业务情况提取相关开制制版、印刷、装订及外协生产传票,工作内容较以前有所减少。工作量减少,工艺人员减少1人。

 3、业务结算:财务部由6人减至4人,精简2人

 原有流程:我厂原有统计人员1名,统计助理1名,前者的主要工作是订单审核及业务销对账,后者的主要工作是各项单据的录入整理。统计人员需要根据生产通知单录入统计产值产量,每月平均300多个工单的录入整理工作很是费时费力。订单结算时的发票开具及回款销账工作大多由统计人员负责,因没有客户的结算明细,这些工作往往存在二层皮的现象。对发票开具额度无法切实把控,且销账往往集中在月末,无法及时有效地反应账款回收情况。

    上线后流程:在系统内,各项流程环节都是以订单为基础,订单信息填写准确,后续环节可以自动提取和共享,减少了大量的重复录入工作。在开票销账环节,发票开具及回款均由业务人员提交申请,由核价人员及出纳分别进行审核。发票开具必须要有订单明细,且不能超过订单总金额,款项收回时只需选定相应发票,款项自动分配进行销账。

 流程对比:ERP系统的引入切实加强了企业的数据统计和共享,减少了大量的重复录入统计工作,提升了回款销账的及时性和准确性,同时把控了发票的开具情况,有效避免了发票的超多开现象。系统上线后,统计助理调任其他部门,原有统计职能与材料会计职能合并,传票计价审核职能与材料消耗分析职能合并,材料发票验收工作与税务会计工作合并,通过岗位间工作内容的调整,通过职能重组,财务部减少2人。

 4、材料管理:库管员由2人减至1人,精简1人

 原有流程:我厂材料主要为纸张和辅料,其中纸张与生产辅料的管理情况良好,两位库管员对各种材料的存放相当熟悉,每月验收入库及与供应商的结算对账认真负责。但是这些数据大多依赖于记忆,容易出错,不具有传承性,而且实时的库存信息无法查询。不管是库管员还是材料会计每月都需要整理统计大量的材料验收单,暂估单,冲销单、出库单,不仅单据繁杂而且容易造成遗漏。

  上线后流程:引入ERP系统后从材料的入库通知单开始即将材料纳入核算,不管是暂估入账、出库领用还是结存核算都由系统后台运算,减少了原有的纸质单据所带来的大量手工作业。各类材料库存能够实时查询,库房库位清晰明确。

  流程对比:系统内部合理的数学逻辑使得每个环节紧密相扣,有效避免了数据统计上的失误,同时实现了材料购入及领用按不同口径的分类统计,为材料成本的消耗分析提供了数据支持。在提高准确性的基础上岗位工作量又大幅减少,鉴于库管工作存在的共性,物资部原有的2名库房管理员减少至1名,虽然管的材料多了,但是依托系统的梳理核算功能工作效果良好。

  其余环节的人员配置我厂正在探索研究,以期借助ERP管理系统的强大数据整合及流程梳理功能,更好的实现提升管理水平,降本增效。

(作者:Helena)
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