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ERP应用案例之301医院(2)

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连接所有人力成本

相比较于地方医院,军队医院的人力资源更为复杂。据刘丽华介绍,301医院的军人干部是由干部处管理,聘用的卫生技术人员由人力资源处管理,士兵士官是由军务处管理,聘用的公勤人员由人事劳动办管理,研究生、进修生等由训练处管理。“在整个过程中,人员流动谁能管理清楚?哪个部门都说不清楚。”

301医院的ERP系统上线后,建立了ERP人力资源信息库,是目前医院一个最全、最精准的资源库,而且是一个动态维护库。“比如我们每天大概都有十几个人在流动,一个月甚至上百人在流动。这些流动信息是快速的,那么谁来操作管理这些人员流动?除了人力资源管理部门、档案管理部门,还有各临床部,都有资格跨部门操作。”

目前该院人力资源管理系统获得了档案管理部门的欢迎,因为他们也拿到了完整的数据。而实际上,虽然档案归属于该部门管理,ERP运行办只管人力资源运营情况,即人员数量是多少,组织机构分配在哪里,岗位在哪儿,互转调离以及岗位资质是什么,这些人员的薪酬福利以及人力成本等。至于婚姻状况、政治背景及相关家庭等内容还是归档案管理部门来管理。而301医院内人员的入职、离职则由档案管理部门操作。

301医院的ERP系统和其所有的人力成本连起来了,与人员工资、人员奖金都对接起来,就可知道医院的人力成本和各科室的人力成本。

值得一提的是,该院ERP系统还和人员资质连接起来,比如某一天医院排了500多台手术,可以清楚看到人员资质,包括出诊资质和操作资质。“人力资源管理系统上线最快,虽然当时难度非常大,但现在被全院管理人员公认是运行效率最高、运行效果最好的。”刘丽华说,这不仅是建立一套人力资源管理系统,而且建立了一套人力资源管理规定。

物资管理进入一个信息库

如上所述,医院物资资产分为医疗物资和后勤物资两大类,都要实施一个闭环管理,目前301医院正在建设该模块。刘丽华及其同事都认为这是解决重大瓶颈问题的突破。比如采购物资时,采购计划要根据库存自动生成计划单,然后实施订单审批。审批时要注意两点,有没有预算以及是否在计划中。同时,301医院还会实施订单流转,自动匹配供货商。目前,301医院的供应商是由医院统一确定的,不可随意匹配。物资送货后要接入库,然后实施三单校验,即采购单、出入库单和发票必须一致,否则不能入库,也不能报账。“三方校验应付账款,使用过程中进行物资领用、消耗和成本核算,这个系统是个闭环的管理系统。”刘丽华解释道。

在物资管理中,药品管理是其中最大的部分之一,也是最复杂的,除实施ERP系统外,这还涉及到ERP系统和HIS系统的对接。现在,301医院ERP系统中的药品管理模块正在实施过程中,比如请领、处方、买药等都是原来HIS系统的功能,而药品采购、库存必须和HIS系统对接上,缴费、计价费用除了和HIS收费系统对接外,同时还要和核算系统对接。

刘丽华介绍,在实施ERP系统中的药品管理模块时,医院也是先梳理了它的全部流程,完成各节点的对接。不过她也坦承,目前药品管理模块在运行中还存在很多问题,仍在不断修正和完善中。

医用耗材管理是整个物资管理中难度最大、问题最多的部分,最重要的是它要进入人体参与医疗行为。这就有一个基本要求,即是可追溯的,比如一个钉子进入人体内也要追溯到,做到一物一码。

“前期我们在做成本核算时,发现眼科的效益是负的,系统马上就反馈出来,最终原因是发现和材料使用有密切关系。材料已经使用了,但是在整个流程中没有体现,前期供应商把物资给科室后,科室没有录入系统就使用了。因此,要重新办采购、审批、出入库等手续,才能够进入成本核算系统内,整个过程严重滞后。”刘丽华说,“这样的前期管理是违规、不符合要求的。”

刘丽华强调,医用耗材的管理非常重要,如果某一个环节没走通,医院就会有重大问题。“在管理医用耗材时,除了要管好,还涉及很多管理的流程,必须改变现行的管理模式,比如上下游管理,实现上下对接的扁平化,而不是垂直的。”在ERP系统助力下,301医院实现了医用耗材各节点联系起来,实现了闭环,达到了有效管理。

固定资产是一家医院最大的资金,主要包括楼宇资产、银行资产、医疗设备和非医疗设备。过去,在301医院的资产管理中,医疗设备是一个库,楼宇又是一个库,相互间不清楚医院共有多少资产。ERP系统上线后,301医院所有资产都进入一个信息库,才能完成所有操作,包括采购、申请,直到报账后才能使用和报废。“现在最重要的是中间的数据库,所有资产,大到一栋楼宇、核磁、CT,小到一个移动硬盘,都放在这里实施管理,完全是条码管理。”刘丽华说。

目前301医院实现了对资产的全生命周期管理,主要体现在两个方面:第一是资产形成规范,包括新购申请、申请审批、计划管理、资产采购等8个部分,如果这段没完成,财务就报不了帐;第二是资产使用规范,包括资产配置、转移、维护、盘点、调整和报废等10个部分,都是上游接下游。

301医院的后勤物资包括军务、军需、营房物资等。例如,过去营房物资存放比较散,分布在30多个库存,ERP系统上线后,它们都被集中在一个仓库,并全部实施了网上登记和请领。

走向病种核算、决策支持

301医院的财经管理采取的是一体化平台,全部的收、支、核算、审计等整个过程,除了完整的流程梳理外,又按照国家新发布的财务管理制度和目前军队财务管理制度实施全过程设计。比如,该院HIS系统在财务管理部分实施了门诊收费、住院收费、押金管理、账务处理、收费管理、后台计价,而ERP系统在与HIS系统做接口后,在ERP系统里做各种凭证,将精细化管理和财务对接起来,形成财务管理系统。

ERP系统还实现了与新的物价体系的对接。该院现行的物价体系除了项目名称和计价费用外,还增加了耗材内涵、项目内涵、人力成本、技术含量、风险系数等,要把它连接到ERP系统中。

301医院基于ERP的管理,可实现全成本核算,除现在国家要求的科室成本核算外,还可实施项目、病种和日常等三方面的核算,直接提取数据,将直接成本和间接成本全部自动实现分摊。

刘丽华介绍,301医院基于ERP系统设计了人、财、物管理的关键绩效指标,包括床位、手术间、病区、病房、门诊间的资源管理,建立了一整套体系。

据了解,301医院的信息系统在采集数据时,ERP系统不是独立于整个系统,而是和HIS系统连在一起,基于HIS的ODS(数据仓库)和基于ERP的ODS整合到一起,并将自动采集到的数据存放到中间库。301医院共有四台服务器专门写中间库,业务数据定期卸载,而中间库长期在线,统计历史数据。

刘丽华介绍,301医院建立这样的数据采集系统后,可对采集的数据进行核查,并放到中间主题数据库。“比如,一个门诊病人的所有医疗情况都以数据集的形式呈现在系统里,包括他的医生、诊断结果、基本病情、费用情况、资源消耗、材料物资等。”

301医院做了一个基于ERP系统的综合信息服务平台,各科室都可以进入里面查询它的成本信息、物资信息和财务信息。

借助ERP系统,301医院实现了财经一体化管理,首先体现为预算管理,其次是支出管理。预算管理分为两部分:第一部分是向上领报收入;第二部分是医疗收入,比如门诊收入、住院收入等,通过第三方支付获得。301医院的ERP系统会生成门诊凭证、住院凭证、医保回款、收费管理等。支出管理也分为两部分:第一部分是完全从财务处实施的预算支出,因年度支出根据预算总体情况分配到各部门,可进行跟踪;第二部分是药品实耗和材料实耗,每天生成支出账款和实付账款,然后生成财务总账、给军财的报表、各科室的财务报表以及系列报表。

刘丽华指出,2015年,301医院的全成本核算会增加到项目,然后到病种,下一步会集成到实施DRG(单病种付费)核算。在这些数据基础上,301医院会建立信息档案和决策支持系统,即按不同用户和决策即可浏览现有数据,比如科室知道它的运行成本、医疗收入和医疗支出,医院领导也可及时看到整个财务系统,实现对财经一体化平台的决策支持。

(作者:Helena)
文章Tags: erp系统 ERP案例
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